Po co mapujemy procesy?

żeby wiedzieć co robimy
zeby zrozumiec po co robimy rzeczy
żeby wiedzieć jak współpracujemy
żeby usprawniać
zeby zniwelowac przestoje
żeby pracować mniej ale wydajniej

Chodź na konsultacje!

W zasadzie mogłabym na tym zakończyć ten rozdział, ewentualnie dodać jeszcze kilka punktów do listy.
Muszę się trochę postarać, żeby napisać tu paragraf, bo pytanie brzmi dla mnie podobnie jak: po co sprzątamy?
Kto by nie chciał mieć domu w którym wiadomo co gdzie jest. Nie musieć szukać kluczy w lodówce przed wyjściem z domu, a kiedy raz na trzy lata wyczerpią się baterie w pilocie do telewizora wiedzieć dokładnie, że zapas jest, i gdzie ten zapas został schowany.

Z procesami jest podobnie.

Są takie, które są dla nas naturalne (gdzie leży mydło w łazience, jak obsługiwać maila), są takie nad którymi trzeba się chwilę zastanowić (gdzie są dekoracje na choinkę, podsumowanie kwartału), i są takie które powodują u nas ból głowy na samą myśl o nich, i dopóki nie ma bezpośredniego zagrożenia, będziemy je odwlekać, bo nawet nie wiemy jak się za nie zabrać (zapasowe kluczyki do auta z których nigdy nie korzystaliśmy przez ostanie 5 lat; raport podsumowujący, wysyłany raz na rok fiskalny)

Z jednej strony, niby przemęczyć się raz na rok to wcale nie tragedia, i takie jest życie. Z drugiej, jeśli nagle zabraknie tej jednej osoby która pamiętała jak to zrobić, a urząd skarbowy zaczyna się niecierpliwić, robi się niebezpiecznie.

Czy może brakować procesów?

Dla mnie brak procesów zawsze był źródłem frustracji: takiej małej, codziennej frustracji. Nie takiej, gdzie rzucasz papierami o stół i szukasz nowej pracy, ale takiej, przez którą, po zrobieniu zadania, trzeba było wziąć z pół godziny przerwy, żeby dojść do siebie.

Dodatkowo, kiedy okazywało się, że po uderzeniu do niemal każdej osoby w firmie, okazywało się, że sprawa jest prosta na tyle, że wystarczy jeden, dwa ruchy myszką… dobra, kończę, bo znów mi się podnosi ciśnienie.

Zatem do celu: procesy są dobre. Inaczej: dobre procesy są dobre.

Co to są dobre procesy? dla mnie to takie, które uwzględniają cały cykl działania. Takie, dzięki którym wiemy skąd praca do mnie przychodzi, i gdzie idzie ona dalej. Dzięki czemu wiem, kogo pytać o tzw. “wsad”, i kto będzie miał do mnie pytania o wynik. Ale o tym za chwilę.

Co jeszcze dają nam dobre procesy?

Otóż pomagają usprawniać. Jedno, to wiedzieć co i jak mamy zrobić. kolejny plus, to wiedzieć po co to robimy. Czyli czego oczekujemy po zakończonym procesie. Jak efekt naszej pracy ułoży się w świecie do którego go wypuścimy, i co z nim zostanie zrobione dalej.

Po nas to choćby potop nie działa w fajnych organizacjach.

Tutaj pewnie jeszcze gdzieś powinnam napisać, to że praca może polegać na wyprodukowaniu fizycznych rzeczy: butów, komputera, rogalika. I wtedy nie trzeba nikogo przekonywać do tego, że taka praca powinna być jak najlepiej skonstruowana, przemyślana, powtarzalna, odtwórcza, i powinna dążyć do najlepszej możliwej jakości (o jakości tez pewnie tutaj porozmawiamy).

Ale kiedy rozmawiamy z szeroko pojętymi pracownikami biurowymi, zaczynamy słyszeć, że takim podejściem ogranicza się wolność, kreatywność, że to przejaw mikrozarządzania i nieufności do pracownika. A jednak fabryka maili to też fabryka.

Dobry szewc (co ja się tego szewca uczepiłam) nie jest dobry dlatego, że szyje buty w swojej własnej autorskiej kolejności. Dobry szewc jest dobry dlatego, że jego efekty pracy mają za każdym razem ten sam standard jakości, są produkowane z jak najmniejszą stratą w materiałach i jak najwydajniej.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w reorganizacji procesów w Twojej firmie?

Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci wypracować strategię, która przyniesie Ci konkretne korzyści!