Jakie są metodyki zarządzania procesami? 

zwięzła historia mapowania procesów i różne podejścia

Chodź na konsultacje!

Jeśli chodzi o prace biurowe czyli klikanie w komputer, to tutaj prym wiedzie świat IT. nie wiem czemu, ale oni naprawdę lubią systematyzować, usprawniać, organizować. I przez lata wypracowali kilka ciekawych schematów, i nadal poszukują nowych.

Drugim miejscem gdzie metodyki organizacji pracy są nie tylko ważne ale i potrzebne to niewątpliwie fabryki. Kto nie słyszał o geniuszu Toyoty. Jak nie, to może i dobrze że to czytasz teraz.

W każdym razie. Nie wiem, czemu handlowcy, obsługa klienta, administracyjna tak bardzo burzy się na procesy – skoro wiemy, i mamy potwierdzenie, że procesy działają.

Tak więc zaczynając od początku:

Waterfall

metoda pracy pochodząca z IT, ale ja bym jednak obstawiała produkcję.
Czyli: tworzymy część produktu, usługi. Jak już jest zrobione, przekazujemy dalej i dobudowujemy kolejną część, i przekazujemy dalej i dokładamy kolejną część, i tak dalej i dalej, aż mamy kompletny, piękny pachnący produkt który możemy przekazać w ręce klienta.
Tak jak nazwa mowi, płynie woda rzeką, spada, napełnia zbiornik poniżej i płynie dalej. Czy coś, nie wiem.

Kiedy sprawdza się waterfall? Kiedy nie musimy/nie możemy eksperymentować. Budowa domu tak wygląda: najpierw architekt musi dostarczyć kompletne plany, potem ekipa budowlana musi postawić fundamenty, na tych fundamentach stawiamy ściany, na ścianach zaś dach. Nie postawimy dachu jak nie będzie kompletnego fundamentu, bo może się okazać, że część dachu nie ma podpory i spadnie.

Czy waterfall ma swoje zastosowania nawet dzisiaj? ależ oczywiście!

Lean

czyli metodologia wypracowana właśnie w fabrykach Toyoty.
Jej zasada działania jest oszczędność. Ale nie taka, jak ci się wydaje czyli płać mało wymagaj dużo.

Oszczędność wyrażana w podejściu do pracy, czyli unikanie rzeczy niepotrzebnych do uzyskania jak najlepszej jakości.

Oszczędność w materiałach, ale tylko wtedy kiedy nie pogarsza ona jakości końcowego produktu. Na przykład takie dopasowanie szablonów do wycięcia z dużej blachy, żeby było jak najmniej strat produktu.

I tutaj od razu powiem: jeśli to samo zastosujemy do wycinania wzorów ubrań – możemy nie być już w zgodzie z lean, jako że kierunek cięcia materiału ma ogromny wpływ na to, jak będzie wyglądała i zużywała się sztuka ubrania wycięta z tego materiału.

Tak samo oszczędność w kolejnych etapach pracy – i unikanie “pustych przebiegów” lub zmieniania kierunku pracy.

Co ważne. W lean chodzi nam o dostarczenie jak najlepszego produktu jak najmniejszym kosztem. Jeśli więc ograniczanie kosztów będzie powodowało spadek jakości końcowego produktu – nie będzie to już lean.

Scrum

barok wśród metod zarządzania.

W dużym uproszczeniu – scrum polega na cięciu zadania na mniejsze kawałki nad którymi można pracować równolegle.

W tej metodzie ważne jest częste sprawdzanie czy nasza praca jest zgodna z oczekiwaniami, a żeby to robić, dopuszczalne jest dostarczanie niekompletnych wersji, po to, żeby upewnić się że podążamy w dobrym kierunku.

W świecie, w którym zmiana jest motorem napędowym, scrum sprawdza się świetnie, ponieważ bierze pod uwagę, że wymagania mogą się zmienić w trakcie pracy. Dzięki cięciu i sprawdzaniu, szanse że wyprodukujemy rzecz nikomu już niepotrzebną, maleją.

Jest tego więcej, ale na potrzeby tego artykułu nie będę się zagłębiać w każdą z nich, nie o to tutaj chodzi. Te trzy podejścia pokazują w mojej opinii najlepiej w jak różny sposób możemy podchodzić do organizowania swojej pracy. Te trzy metodyki są też mocno ignorowane przez świat biurowy. Ignorowane, a może świat pracy biurowej zwyczajnie nie jest ich świadomy?

Jest tego więcej, ale na potrzeby tego artykułu nie będę się zagłębiać w każdą z nich, nie o to tutaj chodzi.

Te trzy podejścia pokazują w mojej opinii najlepiej w jak różny sposób możemy podchodzić do organizowania swojej pracy.

Te trzy metodyki są też mocno ignorowane przez świat biurowy. Ignorowane, a może świat pracy biurowej zwyczajnie nie jest ich świadomy?

Porozumienie ponad metodę

W temacie opisywania procesów, dla małych organizacji najważniejsze jest, żeby zachować tą samą strukturę.

To znaczy, że jeśli zdecydujemy się na opisywanie procesów, wybierzmy jeden wzorzec, z ktorego będa potrafili korzystać wszyscy. I którego nauczą się wszyscy.

Nie dajmy się omotać, że obsługa klienta nie może w taki sam sposób porządkować swojej pracy jak IT. Owszem, metodyka organizacji może być różna, ale sposób dokumentacji powinien być taki sam na przekroju całej organizacji.

Dlaczego? bo ułatwi to wam komunikację.

Bo w małych organizacjach często nasze role się przenikają i mieszają, i im prościej podejdziemy do dokumentacji, tym łatwiej będzie nam rosnąć. Też dlatego, że jeśli od samego początku będziemy stosowali różne zasady dla różnych działów, coraz mniej będziemy rozumieć naszą pracę i to jak działania jednych wpływają na wyniki drugich.

Im lepiej będziemy się rozumieli od samego początku, tym łatwiej będzie nam rosnąć.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w reorganizacji procesów w Twojej firmie?

Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci wypracować strategię, która przyniesie Ci konkretne korzyści!