Mapa procesu – co to takiego?

Postaw pierwsze kroki w mapowaniu procesów

Chodź na konsultacje!

Zazwyczaj to, jak wykonujemy swoją codzienną pracę, mamy w głowie. Nie zastanawiamy się szczególnie nad tym, do kogo wysłać maila czy jak stworzyć ofertę handlową, jeśli robimy to regularnie i często.

Problemy pojawiają się jednak wtedy, gdy musimy pokazać koleżance, jak zastąpić nas na urlopie, albo wdrożyć nowego pracownika. To trochę jak z jazdą samochodem.

Kiedy wsiadamy do auta, nogi same wciskają odpowiednie pedały. We własnym samochodzie nie musimy nawet myśleć o tym, jak mocno dociskać sprzęgło. Ale gdy próbujemy wytłumaczyć znajomemu, który nigdy nie prowadził, że lewa noga obsługuje sprzęgło, chyba że akurat hamulec, a prawa gaz… czy na pewno? Zaraz, gaz faktycznie jest po prawej stronie? Wiesz co, chodź wsiądziemy do auta, to ci pokażę.

I właśnie po to tworzymy mapy procesów – czyli wizualne przedstawienie tego, jak wykonujemy zadania. Dzięki nim możemy łatwo przekazać wiedzę innym, przypomnieć sobie szczegóły działania, albo spojrzeć na proces z dystansem i przeanalizować go pod kątem usprawnień.

Jak wygląda mapa procesu?

To ścieżka naszych działań, podzielona na zadania, decyzje i rutyny, która na pierwszy rzut oka wygląda tak:

Jakie są części mapy?

Skupmy się na kluczowych elementach, które pomogą Ci zmapować najprostsze działania:

• START/STOP – każdy proces ma moment wejścia (start) i wyjścia (stop). Choć wejście jest zazwyczaj jedno, wyjść może być kilka.
• DECYZJA – punkt, w którym musimy podjąć decyzję. Strzałki wychodzące z decyzji często mają etykiety: „tak/nie” albo „prawda/fałsz”.
• PROCES – najczęściej używany symbol. Pokazuje działanie, które należy wykonać, aby przejść do kolejnego etapu procesu.
• STRZAŁKA – wyznacza kierunek działań (z góry na dół albo z lewej do prawej).

Oczywiście tych symboli jest więcej, ale o nich opowiem w kolejnym wpisie. Tymczasem zachęcam Cię do opisania sekwencji działań w jakimś swoim codziennym procesie, a potem do narysowania go, używając powyższych symboli.

Chcesz usprawnić procesy w swojej firmie?

Jeśli mapowanie procesów brzmi ciekawie, ale wolisz, żeby ktoś zrobił to za Ciebie, zapraszam na spotkanie! Możemy wspólnie stworzyć dokładne mapy procesów i znaleźć miejsca do usprawnień.

Co zyskasz?

• Szybsze wdrażanie nowych pracowników.
• Jasne instrukcje dla zespołu, które ograniczą chaos.
• Poprawę efektywności dzięki identyfikacji zbędnych kroków.

Umów się na konsultację – pomogę Ci uporządkować działania w Twojej firmie i wprowadzić realne usprawnienia. 😊

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w reorganizacji procesów w Twojej firmie?

Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci wypracować strategię, która przyniesie Ci konkretne korzyści!