Tag: polski

  • Mapa procesu – co to takiego?

    Mapa procesu – co to takiego?

    Postaw pierwsze kroki w mapowaniu procesów

    Chodź na konsultacje!

    umów się na bezpłatną konsultację

    Zazwyczaj to, jak wykonujemy swoją codzienną pracę, mamy w głowie. Nie zastanawiamy się szczególnie nad tym, do kogo wysłać maila czy jak stworzyć ofertę handlową, jeśli robimy to regularnie i często.

    Problemy pojawiają się jednak wtedy, gdy musimy pokazać koleżance, jak zastąpić nas na urlopie, albo wdrożyć nowego pracownika. To trochę jak z jazdą samochodem.

    Kiedy wsiadamy do auta, nogi same wciskają odpowiednie pedały. We własnym samochodzie nie musimy nawet myśleć o tym, jak mocno dociskać sprzęgło. Ale gdy próbujemy wytłumaczyć znajomemu, który nigdy nie prowadził, że lewa noga obsługuje sprzęgło, chyba że akurat hamulec, a prawa gaz… czy na pewno? Zaraz, gaz faktycznie jest po prawej stronie? Wiesz co, chodź wsiądziemy do auta, to ci pokażę.

    I właśnie po to tworzymy mapy procesów – czyli wizualne przedstawienie tego, jak wykonujemy zadania. Dzięki nim możemy łatwo przekazać wiedzę innym, przypomnieć sobie szczegóły działania, albo spojrzeć na proces z dystansem i przeanalizować go pod kątem usprawnień.

    Jak wygląda mapa procesu?

    To ścieżka naszych działań, podzielona na zadania, decyzje i rutyny, która na pierwszy rzut oka wygląda tak:

    Jakie są części mapy?

    Skupmy się na kluczowych elementach, które pomogą Ci zmapować najprostsze działania:

    • START/STOP – każdy proces ma moment wejścia (start) i wyjścia (stop). Choć wejście jest zazwyczaj jedno, wyjść może być kilka.
    • DECYZJA – punkt, w którym musimy podjąć decyzję. Strzałki wychodzące z decyzji często mają etykiety: „tak/nie” albo „prawda/fałsz”.
    • PROCES – najczęściej używany symbol. Pokazuje działanie, które należy wykonać, aby przejść do kolejnego etapu procesu.
    • STRZAŁKA – wyznacza kierunek działań (z góry na dół albo z lewej do prawej).

    Oczywiście tych symboli jest więcej, ale o nich opowiem w kolejnym wpisie. Tymczasem zachęcam Cię do opisania sekwencji działań w jakimś swoim codziennym procesie, a potem do narysowania go, używając powyższych symboli.

    Chcesz usprawnić procesy w swojej firmie?

    Jeśli mapowanie procesów brzmi ciekawie, ale wolisz, żeby ktoś zrobił to za Ciebie, zapraszam na spotkanie! Możemy wspólnie stworzyć dokładne mapy procesów i znaleźć miejsca do usprawnień.

    Co zyskasz?

    • Szybsze wdrażanie nowych pracowników.
    • Jasne instrukcje dla zespołu, które ograniczą chaos.
    • Poprawę efektywności dzięki identyfikacji zbędnych kroków.

    Umów się na konsultację – pomogę Ci uporządkować działania w Twojej firmie i wprowadzić realne usprawnienia. 😊

    Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w reorganizacji procesów w Twojej firmie?

    Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci wypracować strategię, która przyniesie Ci konkretne korzyści!

    umów się na bezpłatną konsultację

  • Jak Przygotować Się do Oceny Rocznej – Kompletny Przewodnik

    Jak Przygotować Się do Oceny Rocznej – Kompletny Przewodnik

    Ocena roczna to nie tylko podsumowanie Twojej pracy, ale także kluczowy moment na zaprezentowanie swoich osiągnięć i zaplanowanie przyszłości zawodowej. Dobrze przygotowana rozmowa roczna może przynieść korzyści zarówno Tobie, jak i Twojemu managerowi. W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, jak efektywnie przygotować się do tego ważnego spotkania.

    Obejrzyj na Youtube

    KLIK

    Dlaczego warto się przygotować?

    Ocena roczna jest okazją, by omówić swoje sukcesy, wyzwania i plany na przyszłość. To moment, w którym możesz:

    • Pokazać swój wkład w sukcesy firmy.
    • Ustalić ścieżkę rozwoju zawodowego.
    • Zaprezentować pomysły na usprawnienie pracy i procesów.
    • Omówić potencjalne awanse lub podwyżki.

    Przygotowanie do rozmowy to także szansa na refleksję nad własną pracą, relacjami z zespołem oraz współpracą z managerem.

    Krok 1: Zbierz dane o swojej pracy

    Analiza ostatnich 12 miesięcy to kluczowy element przygotowań. Odpowiedz na pytania:

    • Sukcesy: Kto Cię pochwalił i za co? Jakie zadania wykonałaś lepiej, niż się spodziewano?
    • Wyzwania: Gdzie napotkałaś trudności? Jakie projekty sprawiły Ci największe problemy?
    • Rozwój zespołu: Czy wdrażałaś nowych członków zespołu? Czy brałaś udział w rekrutacjach?
    • Współpraca: Czy pomagałaś kolegom w realizacji ich celów? Jakie były efekty tej współpracy?

    Nie zapomnij przejrzeć e-maili, wiadomości i raportów. To kopalnia informacji, które mogą przypomnieć Ci o ważnych wydarzeniach i Twoich działaniach.

    Krok 2: Zrozum swoje mocne i słabe strony

    Przeanalizuj, jakie zadania były dla Ciebie:

    • Łatwe i powtarzalne, ale mniej satysfakcjonujące.
    • Trudne, ale rozwijające – w których czułaś tzw. „flow”.
    • Frustrujące – wymagające więcej wsparcia lub zasobów.

    Zastanów się, jak wyglądałoby Twoje idealne stanowisko pracy. Jakie zadania chciałabyś realizować w przyszłości? Co mogłabyś wyeliminować, aby pracować efektywniej?

    Krok 3: Oceń współpracę z managerem

    Twoja relacja z przełożonym jest kluczowa. Zastanów się:

    • Jak Twoja praca wpłynęła na sukcesy managera?
    • Czy Twoje działania przyniosły firmie konkretne korzyści lub oszczędności?
    • Jakie umiejętności nabyłaś, które wspierają cele zespołu?

    Przygotuj argumenty, które pokażą, jak Twoja praca przełożyła się na wyniki zespołu lub firmy.

    Krok 4: Przygotuj wizję swojej roli

    Podczas rozmowy rocznej nie ograniczaj się tylko do podsumowania swojej pracy. Przedstaw swoją wizję na kolejny rok:

    1. Jakie zadania chciałabyś realizować?
    2. Jakie umiejętności chcesz rozwijać?
    3. Jak Twoje plany mogą przyczynić się do sukcesów firmy?

    Wypisz trzy umiejętności, które nabyłaś w ostatnim roku, oraz trzy, które chcesz rozwijać. Podkreśl, jak te umiejętności mogą wpłynąć na wyniki firmy.

    Krok 5: Rozmowa o błędach

    Nie bój się mówić o porażkach, ale zawsze w kontekście wyciągniętych wniosków. Unikaj zbędnego samokrytycyzmu – skup się na lekcjach, jakie wyniosłaś, i przedstaw rozwiązania, które wprowadziłaś.

    Ocena roczna – moment dla Ciebie i Twojego managera

    Pamiętaj, że rozmowa roczna to nie tylko analiza przeszłości, ale także wspólne planowanie przyszłości. Wykorzystaj tę okazję, by pokazać swoją wartość i zaproponować konkretne działania na kolejny rok.

    Twoje przygotowanie to klucz do sukcesu. Dzięki niemu rozmowa roczna stanie się narzędziem nie tylko do podsumowania Twojej pracy, ale także do budowania lepszej współpracy z managerem i rozwoju Twojej kariery.

    Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu się do oceny rocznej?

    Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci wypracować strategię, która przyniesie Ci konkretne korzyści!

    Umów się na bezpłatną konsultację

  • Czym Nie są procesy w pracy?

    Kiedy mówię o procesach i o tym jak bardzo je lubię, często spotykam się z niezrozumieniem. Pamiętam, jak jakiś czas temu zaoferowałam na pewnej grupie dla startupów, że za darmo pomogę im w mapowaniu i usprawnianiu procesów. Powiedzieć, że moja propozycja nie padła na podatną glebę to nic nie powiedzieć.

    Zarzucono mi micromanagement. Zarzucono mi niewiedzę. Zarzucono mi niezrozumienie specyfiki startupu i psucie zabawy wszystkim dookoła.

    Z drugiej strony sama naczytałam się historii o tych wszystkich młodych i ambitnych, którzy rzucili wszystko i wyjechali w bieszczady tworzyć własne przedsiębiorstwa. Powtarzającym się motywem tych historii było: nie chcę, żeby moja firma była przepełniona księgami zasad i nakazów. Chcę kreatywności, dobrej zabawy i tworzenia wartości.

    Sama rozumiem i czuję to podejście, ale mój argument, że procesy właśnie idealnie wpisują się w wolność i kreatywność, nadal dla wielu brzmi kontrowersyjnie.

    Zatem, dzisiaj spróbuję podejść do tematu od drugiej strony, i zamiast mówić czym są procesy, opowiem wam czym one nie są.

    Procesy nie są przykazaniami.

    to, że mamy zapisane schematy działania, nie oznacza, że są to schematy święte i nie można nic z nimi robić. Tak jak wersja windowsa, procesy też się dezaktualizują. Pojawiają się nowe okoliczności, nowe zespoły i nowe potrzeby. Wtedy, zamiast robić rzeczy na siłę, trzeba się zatrzymać i zastanowić czy dany schemat nam służy, a jeśli okaże się, że nie – trzeba ten schemat zmienić.

    Procesy to nie obostrzenie/kajdany/klatka

    Nie wszędzie potrzeba nam kreatywności. Są rzeczy które możemy i powinniśmy zautomatyzować, tak, aby nie odkrywać ameryki na nowo za każdym razem kiedy siadamy do zadania które musimy wykonywać regularnie ale w dużych odstępach czasu. Albo zadania, które wiąże się z wieloma krokami lub konkretną kolejnością działań. Pozostawmy kreatywność tam, gdzie jej naprawdę potrzebujemy

    Procesy to nic nowego

    Nasze umysły od zawsze posługują się schematami. Od której strony zaczynasz mycie zębów? Na którym palniku stawiasz patelnię do jajecznicy? Ile razy zdarzyło ci się nie zwrócić uwagi czy zakluczyłaś drzwi przy wyjściu z domu? Tak, to wszystko są schematy działań, czyli po mojemu procesy. Nasze mózgi ich potrzebują, i chociaż w większości nie mamy ich rozpisanych na papierze, nie znaczy to że ich nie ma

    Procesy to nie przyjaciel mikro managementu

    przesadna kontrola nie wynika z procesów, a raczej z ich braku. Głównym źródłem zarządzania każdą sekundą czasu pracownika jest brak zaufania, i niepewność. A te rzeczy wynikają często z braku wiedzy. Jeśli nie wiemy co i jak ma być zrobione, nie możemy oczekiwać, że będzie to zrobione dobrze. Mając ustalone i przemyślane procesy, możemy zaufać sobie i innym, że wszystko działa tak jak powinno.

    Proces to nie wymówka do bierności

    Ale kiedy proces działa, możemy poświęcić nasze zasoby na to, co naprawde potrzebuje od nas rozwiązywania problemów. 

    Z procesami jest trochę tak, jak z piramidą Maslowa. Dopiero kiedy mamy zapewnione potrzeby niższego rzędu, jesteśmy w stanie skupić się na rozwoju osobistym i samorealizacji. Tak samo jest z organizacjami. Kiedy nie musimy co kwartał zastanawiać się, jak to było z tymi fakturami, możemy naprawdę skupić się na innowacjach i kreatywności.

    A może przychodzą ci do głowy jeszcze jakieś mity odnośnie procesów? Bardzo chętnie się z nimi zmierzę!