Kategoria: polski

  • Dobrych procesów nie widać

    Dobrych procesów nie widać

    Czytam sobie teraz książkę o dizajnie. Nie jest to moja pierwsza książka o designie, mam ich za sobą już kilka, i zawsze jestem pozytywnie zaskoczona tym, jak bardzo opowieści o rzeczach nie są wcale o rzeczach.

    Dobry dizajn jest niezauważalny. Jeśli coś jest zaprojektowane w przemyślany sposób, często w ogóle tego nie zauważamy.

    Dlaczego tak jest?

    Bo dobry dizajn usuwa nam przeszkody w docieraniu do celu. Autor, Don Norman, dostąpił nawet zaszczytu nazwania pewnego przedmiotu na jego cześć.

    Drzwi Normanowskie to, w świecie dizajnu, termin na drzwi, z których nie wiadomo jak korzystać. Na pewno miałeś/miałaś tą wątpliwą przyjemność pchać drzwi, na których napisane jest “ciągnąć” i nie zdawać sobie sprawy z tego, że robisz coś źle.

    Jest tak, ponieważ sposób, w jaki zaprojektowane są drzwi nie daje nam wskazówki do tego, jak ich używać, albo daje nam wskazówkę, która jest myląca.

    Tak samo jest często w naszej pracy. 

    Kiedy zadania nie wynikają same z siebie, lub kiedy nie rozumiemy po co oczekuje się od nas danej czynności, łatwo jest albo zaniechać daną czynność albo wykonać ją nieprawidłowo “pchać drzwi, które należy przyciągnąć do siebie”.

    Przykład?

    Na początku rozmowy sprzedażowej wymaga się od nas zrozumienia potrzeb klienta, jego motywacji do zakupu i zrozumienia projektu. Jednak, aby stworzyć wątek w CRM, musisz wpisać dokładny produkt jaki klient będzie kupował, nawet jeśli nie doszliście jeszcze do tego etapu w rozmowie.

    Do tego, oferta produktowa jest na tyle skomplikowana, że nie da się jeszcze przewidzieć, co zaproponujemy klientowi.

    Co w takiej sytuacji zrobić? Wymyślić produkt i później tłumaczyć się przed szefostwem, że klient kupił coś innego?

    Nic nie wpisywać i nie stworzyć wątku w CRMie tylko we własnych notatkach i przepisać później ryzykując, że zapomnimy, albo, że nie pokażemy naszej pracy w raporcie i wyjdziemy na leniucha?

    Każda z tych opcji generuje problemy, zarówno w wynikach pracownika, jak i w raportowaniu na wyższych szczeblach.

    Co zatem zrobić?

    Mozna rozpisać sobie proces sprzedaży – czego i na jakim etapie oczekujemy od handlowca, jakie informacje zwykle uzyskuje w jakiej kolejności. Jakie ma ograniczenia (czasowe, cenowe, produktowe)

    Przeanalizować to, w jaki sposób raportujemy prace zespołu. Jakie dane są potrzebne innym zespołom, czy są jakieś bufory czasowe które musimy wziąć pod uwagę, czy angażujemy inne zespoły na etapach umowy (np: dział prawny do podpisania umowy)

    Przeklikujemy się przez CRM, tworzymy wątek, sprawdzamy gdzie mamy ograniczenia w procesie (np. brak możliwości zapisu danych jeśli nie uzupełnimy informacji X)

    Nakładamy te trzy procesy na siebie i szukamy blokad, a następnie sposobów na usprawnienia.

    Jeśli masz jakiś proces, który wywołuje frustracje, spróbuj na niego spojrzeć z różnych stron, i zastanowić się, co wpływa na tą frustrację.

    Może się okazać, że naprawienie problemu jest łatwiejsze niż Ci się wydaje.

    A jeśli sprawia ci to trudność, daj znać, możemy przeanalizować to wspólnie i znaleźć rozwiązanie.

    Umów się na bezpłatną konsultację

  • Czym Nie są procesy w pracy?

    Kiedy mówię o procesach i o tym jak bardzo je lubię, często spotykam się z niezrozumieniem. Pamiętam, jak jakiś czas temu zaoferowałam na pewnej grupie dla startupów, że za darmo pomogę im w mapowaniu i usprawnianiu procesów. Powiedzieć, że moja propozycja nie padła na podatną glebę to nic nie powiedzieć.

    Zarzucono mi micromanagement. Zarzucono mi niewiedzę. Zarzucono mi niezrozumienie specyfiki startupu i psucie zabawy wszystkim dookoła.

    Z drugiej strony sama naczytałam się historii o tych wszystkich młodych i ambitnych, którzy rzucili wszystko i wyjechali w bieszczady tworzyć własne przedsiębiorstwa. Powtarzającym się motywem tych historii było: nie chcę, żeby moja firma była przepełniona księgami zasad i nakazów. Chcę kreatywności, dobrej zabawy i tworzenia wartości.

    Sama rozumiem i czuję to podejście, ale mój argument, że procesy właśnie idealnie wpisują się w wolność i kreatywność, nadal dla wielu brzmi kontrowersyjnie.

    Zatem, dzisiaj spróbuję podejść do tematu od drugiej strony, i zamiast mówić czym są procesy, opowiem wam czym one nie są.

    Procesy nie są przykazaniami.

    to, że mamy zapisane schematy działania, nie oznacza, że są to schematy święte i nie można nic z nimi robić. Tak jak wersja windowsa, procesy też się dezaktualizują. Pojawiają się nowe okoliczności, nowe zespoły i nowe potrzeby. Wtedy, zamiast robić rzeczy na siłę, trzeba się zatrzymać i zastanowić czy dany schemat nam służy, a jeśli okaże się, że nie – trzeba ten schemat zmienić.

    Procesy to nie obostrzenie/kajdany/klatka

    Nie wszędzie potrzeba nam kreatywności. Są rzeczy które możemy i powinniśmy zautomatyzować, tak, aby nie odkrywać ameryki na nowo za każdym razem kiedy siadamy do zadania które musimy wykonywać regularnie ale w dużych odstępach czasu. Albo zadania, które wiąże się z wieloma krokami lub konkretną kolejnością działań. Pozostawmy kreatywność tam, gdzie jej naprawdę potrzebujemy

    Procesy to nic nowego

    Nasze umysły od zawsze posługują się schematami. Od której strony zaczynasz mycie zębów? Na którym palniku stawiasz patelnię do jajecznicy? Ile razy zdarzyło ci się nie zwrócić uwagi czy zakluczyłaś drzwi przy wyjściu z domu? Tak, to wszystko są schematy działań, czyli po mojemu procesy. Nasze mózgi ich potrzebują, i chociaż w większości nie mamy ich rozpisanych na papierze, nie znaczy to że ich nie ma

    Procesy to nie przyjaciel mikro managementu

    przesadna kontrola nie wynika z procesów, a raczej z ich braku. Głównym źródłem zarządzania każdą sekundą czasu pracownika jest brak zaufania, i niepewność. A te rzeczy wynikają często z braku wiedzy. Jeśli nie wiemy co i jak ma być zrobione, nie możemy oczekiwać, że będzie to zrobione dobrze. Mając ustalone i przemyślane procesy, możemy zaufać sobie i innym, że wszystko działa tak jak powinno.

    Proces to nie wymówka do bierności

    Ale kiedy proces działa, możemy poświęcić nasze zasoby na to, co naprawde potrzebuje od nas rozwiązywania problemów. 

    Z procesami jest trochę tak, jak z piramidą Maslowa. Dopiero kiedy mamy zapewnione potrzeby niższego rzędu, jesteśmy w stanie skupić się na rozwoju osobistym i samorealizacji. Tak samo jest z organizacjami. Kiedy nie musimy co kwartał zastanawiać się, jak to było z tymi fakturami, możemy naprawdę skupić się na innowacjach i kreatywności.

    A może przychodzą ci do głowy jeszcze jakieś mity odnośnie procesów? Bardzo chętnie się z nimi zmierzę!