Tag: blog

  • 3 problemy w pracy z danymi i jak je naprawić

    3 problemy w pracy z danymi i jak je naprawić

    1. zapominanie o kontekście

    Wielu liderów patrzy na cyfry wyrywkowo, zapominając, że każda liczba wynika z innej albo wpływa na inną. Prowadzi to do złych diagnoz problemów, rozmów naprawczych, które nie adresują rzeczywistego problemu. Co można z tym zrobić? 

    Można zmapować sobie zadania zespołu, pytać do czego te zadania dążą, i szukać części składowych. To da nam szerszy obraz problemu, i pomoże wyłapać faktyczne problemy.

    2. patrzenie na dane tylko w kryzysie

    Jak jest dobrze, to nie ma co tracić czasu na wpatrywanie się w dashboardy, ale jak trwoga to do Talesa z Miletu. Nagle w kryzysie szuka się przyczyny niepowodzeń, i następują jakieś próby ratowania sytuacji, ale niestety, najczęściej jest już za późno. Moja rada? Patrz na raporty po to, żeby wyłapywać symptomy kryzysu, a nie po to, żeby udowadniać sobie że kryzys faktycznie nadszedł

    3. raporty bez ładu i składu

     Czyli wielkie excele albo przeładowane danymi, albo prezentacje, w których nawet twórcy ciężko się rozeznać. Dzieje się tak, ponieważ, często, liderzy nie wiedzą, co wybrać, wybierają więc wszystko. Twoje raporty i prezentacje powinny opowiadać jakąś historię, spełniać jakiś cel. Przed każdym raportem zdają sobie pytanie: “czego chcę się dowiedzieć?” albo “co chcę udowodnić?” i potem prowadź po nitce do kłębka.

    Jeśli łapiesz się na popełnianiu powyższych błędów, zapraszam Cię na webinar, który odbędzie się 11 grudnia, na którym będę podpowiadać, jak pracować z danymi, żeby zadowolić zespół i zarząd.

  • Email management after holidays – 5 tips

    Holiday season is upon us, and after holidays, coming back to work season.

    I have thought recently about the dreadful moment of opening my mailbox and sifting through hundreds of emails on my first day after holidays, and how it is never as bad as it first look.

    Throughout the years I have learned a few things that help me with getting through that first touch of reality, and I decided to share it with you today.

    1. Start from the newest emails and go back to the past. I used to start from the old ones thinking that they waited long enough, but then it turns out most of the issues get resolved without your help, or they get more complicated. So, starting from new ones, you can save yourself time and stress. 

    2. Check direct messages from your line manager/closest cooperator first. If you are in CC, don’t bother, if there were more direct recipients, check if someone else did the work. 

    3. If you were added as a part of mailing list, and the sender is not your direct manager or closest cooperator, treat it as FYI unless message specifically tells you to act.

    4. Don’t act on anything right away. Unless, maybe, the reply is as simple as yes or no. Make a list, maybe flag some messages, and let it go. Meet with 
    your backup or your manager and check with them on the priority of tasks.

    5. Remember, you are on holidays but there are still people at work that do their job. If you created good handover and made a plan for your absence, you can take it easy after your return.

    Let me know if you have the same rules in place. Or maybe something does not apply to your situation? 

    P.S. change line manager with MVCustomer and you can still follow the same rules.

  • Your KPIs are a game – and you’re invited to play

    There may be many ways for your employer to decide if you are a good hire or not. You may always be first in the office, you may never take a day off, you may be taking all of the overtimes, or you may just walk the office hallways really fast.

    There are also less human ways to decide your value, like KPIs, OKRs, and probably many other ways to put your performance in numbers. 

    Today I will focus on KPIs, as I think they are among the most popular ways that your manager can use to judge you (using numbers).

    So, what are KPI’s? The abbreviation stands for KEY PERFORMANCE INDICATORS. Which, in simpler terms, mean goals that you can track and use as a benchmark for success. They come in percentage (from 0 to 100) or an absolute value (for e.g. 25 calls each day). the KPIs should be aligned with the direction of a company – and they should be changing from time to time.

    Let’s say your company wants to make sure each customer that calls helpline gets answered – they KPI would be measuring the amount of calls taken, or the amount of calls dropped. If they need more customers – they will focus not on the revenue your customers are generating, but rather – how many new customers you are bringing. If the production process is too long – they may be looking at the time each production step is taking and try to limit your time spend on some actions.

    The key word here is should – because not every manager understands the KPIs, and not every company has a clear direction. Even so, I do recommend looking at your KPIs as a whole and try to find a pattern there. You may see what your manager, or the manager of your manager is up to this quarter.

    Why would I recommend that?

    Well, the thing that your supervisor is not telling you is that you don’t have to achieve 100% of every indicator, to be considered a good employee and move your career further. I will write even more controversial things now – being top performer in each and every one of your goals can hurt you in several ways. 

    First – your goals will be getting higher and more difficult to reach. Although this is true for everyone, once you will not be able to perform, you can see some disappointed looks and questions about „what happened? Why is your motivation lower?”

    Secondly – once you reach 100% of your quota it does not mean the amount of work you have to end, what is more likely is that you will get more work for the same salary, with minimal recognition. I mean, more work is the recognition you were looking for, right?

    Finally – it is very hard to show progress when you are constantly overachieving. I mean, go from zero to hero and they write about you in the news. Go from hero to superhero and suddenly everyone is tired of you and you are just showing off.

    And here we come to the clou od my message. Getting recognition is more about showing progress than showing great results all the time. And, if you can show progress in the areas that your manager needs to see the progress is a recipe for success.  This is why, by looking at your KPIs you should be looking at the story they tell you. Why is my time on the call suddenly so important? Why do I need to add specific details to CRM that nobody asked about before? If you can decipher the message, you know where to push harder and what results will stand out.

    Also, for me, understanding why I need to do the things that they ask me to do, helps in actually executing and prioritizing my work. There is nothing worse than trying to do something I don’t like and I don’t understand just for the sake of doing it because someone told me to.

    The best outcome is when you can align the goals (not your KPIs but the ultimate goals) with your strengths. then you know where you can let yourself shine, but also where you need to push yourself a little bit, even though required things are not your strength.

    Try and find the balance between what is needed, why it is needed, and how you can use your strengths to reach the ULTIMATE GOAL. Then, even if you will not be performing at 100% of every objective, you will be seen as a strong player, and hopefully, you will also find bits of joy during your working hours.

    What do you think? Have you found a hidden meaning behind your KPIs?

    Do you need help deciphering them? Let me know.

  • Czym Nie są procesy w pracy?

    Kiedy mówię o procesach i o tym jak bardzo je lubię, często spotykam się z niezrozumieniem. Pamiętam, jak jakiś czas temu zaoferowałam na pewnej grupie dla startupów, że za darmo pomogę im w mapowaniu i usprawnianiu procesów. Powiedzieć, że moja propozycja nie padła na podatną glebę to nic nie powiedzieć.

    Zarzucono mi micromanagement. Zarzucono mi niewiedzę. Zarzucono mi niezrozumienie specyfiki startupu i psucie zabawy wszystkim dookoła.

    Z drugiej strony sama naczytałam się historii o tych wszystkich młodych i ambitnych, którzy rzucili wszystko i wyjechali w bieszczady tworzyć własne przedsiębiorstwa. Powtarzającym się motywem tych historii było: nie chcę, żeby moja firma była przepełniona księgami zasad i nakazów. Chcę kreatywności, dobrej zabawy i tworzenia wartości.

    Sama rozumiem i czuję to podejście, ale mój argument, że procesy właśnie idealnie wpisują się w wolność i kreatywność, nadal dla wielu brzmi kontrowersyjnie.

    Zatem, dzisiaj spróbuję podejść do tematu od drugiej strony, i zamiast mówić czym są procesy, opowiem wam czym one nie są.

    Procesy nie są przykazaniami.

    to, że mamy zapisane schematy działania, nie oznacza, że są to schematy święte i nie można nic z nimi robić. Tak jak wersja windowsa, procesy też się dezaktualizują. Pojawiają się nowe okoliczności, nowe zespoły i nowe potrzeby. Wtedy, zamiast robić rzeczy na siłę, trzeba się zatrzymać i zastanowić czy dany schemat nam służy, a jeśli okaże się, że nie – trzeba ten schemat zmienić.

    Procesy to nie obostrzenie/kajdany/klatka

    Nie wszędzie potrzeba nam kreatywności. Są rzeczy które możemy i powinniśmy zautomatyzować, tak, aby nie odkrywać ameryki na nowo za każdym razem kiedy siadamy do zadania które musimy wykonywać regularnie ale w dużych odstępach czasu. Albo zadania, które wiąże się z wieloma krokami lub konkretną kolejnością działań. Pozostawmy kreatywność tam, gdzie jej naprawdę potrzebujemy

    Procesy to nic nowego

    Nasze umysły od zawsze posługują się schematami. Od której strony zaczynasz mycie zębów? Na którym palniku stawiasz patelnię do jajecznicy? Ile razy zdarzyło ci się nie zwrócić uwagi czy zakluczyłaś drzwi przy wyjściu z domu? Tak, to wszystko są schematy działań, czyli po mojemu procesy. Nasze mózgi ich potrzebują, i chociaż w większości nie mamy ich rozpisanych na papierze, nie znaczy to że ich nie ma

    Procesy to nie przyjaciel mikro managementu

    przesadna kontrola nie wynika z procesów, a raczej z ich braku. Głównym źródłem zarządzania każdą sekundą czasu pracownika jest brak zaufania, i niepewność. A te rzeczy wynikają często z braku wiedzy. Jeśli nie wiemy co i jak ma być zrobione, nie możemy oczekiwać, że będzie to zrobione dobrze. Mając ustalone i przemyślane procesy, możemy zaufać sobie i innym, że wszystko działa tak jak powinno.

    Proces to nie wymówka do bierności

    Ale kiedy proces działa, możemy poświęcić nasze zasoby na to, co naprawde potrzebuje od nas rozwiązywania problemów. 

    Z procesami jest trochę tak, jak z piramidą Maslowa. Dopiero kiedy mamy zapewnione potrzeby niższego rzędu, jesteśmy w stanie skupić się na rozwoju osobistym i samorealizacji. Tak samo jest z organizacjami. Kiedy nie musimy co kwartał zastanawiać się, jak to było z tymi fakturami, możemy naprawdę skupić się na innowacjach i kreatywności.

    A może przychodzą ci do głowy jeszcze jakieś mity odnośnie procesów? Bardzo chętnie się z nimi zmierzę!